Nắm vững cách in tem mã vạch bằng máy in văn phòng có sẵn giúp bạn chủ động dán nhãn hàng hóa và tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Dưới đây In Ấn RIRO sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước trên phần mềm BarTender để bạn tự làm tem nhãn rõ nét ngay tại chỗ.
1. Chuẩn bị thiết bị và vật tư trước khi in
Trước khi bắt tay vào thiết kế và in ấn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các công cụ sau:
1.1. Máy in
Phương án 1 (Tiết kiệm): Sử dụng máy in văn phòng có sẵn (máy in laser đen trắng dùng giấy khổ A4).
Phương án 2 (Chuyên nghiệp): Sử dụng máy in tem mã vạch chuyên dụng dùng giấy decal dạng cuộn (như các dòng máy của Zebra, Godex, TSC, Honeywell).
1.2. Giấy in decal
Đối với máy in thường: Sử dụng tập giấy decal khổ A4 có sẵn lớp keo dán phía sau, bề mặt đã được cắt bế sẵn thành các ô tem nhỏ (ví dụ loại tờ 65 tem, 100 tem hoặc 145 tem).
Đối với máy in mã vạch: Sử dụng cuộn giấy decal có kích thước tem mong muốn (như khổ 35x22mm, 50x30mm, 70x50mm hoặc 100x60mm)
1.3. Mực in
Nếu dùng máy in tem cuộn truyền nhiệt gián tiếp, cần lắp sẵn cuộn ruy-băng mực (mực sáp hoặc mực sáp pha nhựa).
1.4. Phần mềm thiết kế
Tải và cài đặt phần mềm thiết kế tem BarTender trên máy tính đã kết nối thành công với máy in.
2. Cách in tem mã vạch bằng máy in văn phòng (Khổ giấy decal A4)
Phương pháp này sử dụng phần mềm BarTender để chia tọa độ trang giấy A4 thành nhiều ô tem nhỏ khớp hoàn toàn với tờ decal thực tế bạn đang có.
Bước 1: Khởi tạo trang in mới
Mở phần mềm BarTender trên máy tính:
- Vào menu File ở góc trên bên trái màn hình, chọn New (hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + N).
- Cửa sổ khởi tạo xuất hiện, tích chọn mục Start a new label format, sau đó chọn tiếp Blank Label Format rồi bấm nút Next.
Bước 2: Chọn máy in văn phòng và đặt khổ giấy A4
- Tại mục lựa chọn thiết bị in, nhấp vào danh sách máy in và bấm chọn đúng tên máy in văn phòng đang kết nối với máy tính của bạn, sau đó nhấn Next.
- Ở bước tiếp theo, tích chọn Specify Custom Settings rồi bấm Next.
- Tại mục Page Size, nhấp vào danh sách sổ xuống và chọn khổ giấy là A4.
- Tại mục Orientation, chọn kiểu trang giấy in theo chiều ngang (Landscape) hoặc chiều dọc (Portrait) tùy theo cấu tạo của tờ decal bạn mua, sau đó nhấn Next.
Bước 3: Lựa chọn hình dáng tem và căn lề mép giấy
- Chọn hình dáng con tem (Label Shape): Tích chọn hình dạng tương ứng với con tem thực tế:
- Hình chữ nhật góc vuông: Rectangle
- Hình chữ nhật bo tròn 4 góc: Rounded Rectangle
- Hình tròn: Circle
- Nhấn Next để chuyển sang bước căn lề (Margins):
- Nhập khoảng cách đo được từ mép ngoài của tờ giấy A4 đến mép con tem đầu tiên (gồm 4 cạnh: lề trên Top, lề dưới Bottom, lề trái Left, lề phải Right).
- Nhấn Next để tiếp tục.
Bước 4: Nhập số lượng hàng cột và kích thước con tem
Đây là bước quan trọng nhất để các ô in không bị lệch khỏi tem cắt sẵn:
- Tại mục Rows and Columns:
- Nhập số lượng hàng tem vào ô Rows.
- Nhập số lượng cột tem vào ô Columns (Ví dụ: Tờ decal có 5 hàng và 13 cột thì điền số tương ứng). Nhấn Next.
- Tại mục Label Size:
- Tích chọn vào ô Set Manually (Cài đặt thủ công).
- Nhập chiều rộng của 1 con tem vào ô Width và chiều cao vào ô Height.
- Tại phần Gap / Pitch, nhập khoảng cách khe hở giữa 2 con tem liền kề nhau: chiều ngang (Horizontal) và chiều dọc (Vertical).
- Nhấn Next, sau đó chọn màu nền tem màu trắng và bấm Finish để hoàn tất thiết lập trang.
Bước 5: Chèn mã vạch và thông tin sản phẩm
Sau khi bấm Finish, phần mềm sẽ hiển thị giao diện làm việc của 1 ô con tem:
- Tạo mã vạch: Bấm vào biểu tượng Barcode trên thanh công cụ phía trên, chọn dạng mã vạch mong muốn (như Code 128 hoặc EAN-13) rồi nhấp chuột vào giữa vùng làm việc con tem.
- Đổi mã số sản phẩm: Nhấp đúp chuột trái vào mã vạch vừa tạo, chọn thẻ Data Source, tại ô Embedded Data hãy nhập dãy số mã vạch của sản phẩm, sau đó bấm Close.
- Thêm chữ tên hàng, giá tiền: Bấm vào biểu tượng chữ Text (biểu tượng chữ A) trên thanh công cụ, đặt vào vùng trống trên con tem, nhấp chuột để gõ tên sản phẩm, giá bán hoặc tên cửa hàng.
Bước 6: Đặt lệnh in và xem trước bản in (Preview)
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc vào menu File chọn Print.
- Tại ô Identical Copies of Label, nhập số lượng con tem cần in sao cho vừa đủ lấp đầy toàn bộ tờ giấy A4 (ví dụ tờ 65 tem thì nhập 65).
- Nhấp vào nút Preview (Xem trước) để kiểm tra: Nếu thấy các con tem đã dàn đều khắp mặt giấy A4, không có tem nào bị nhảy tràn lề thì bấm nút Print để máy in bắt đầu hoạt động.
3. Bảng hướng dẫn xử lý các lỗi thường gặp khi in tem mã vạch
Trong quá trình thao tác, bạn có thể gặp phải một số lỗi kỹ thuật phổ biến sau:
| Hiện tượng lỗi | Nguyên nhân chính | Cách xử lý nhanh |
| Bản in bị nhòe nét, mờ chữ | Nhiệt độ đầu in quá thấp hoặc dùng sai loại mực in | Tăng thông số nhiệt độ in trong phần cài đặt; đổi sang loại ruy-băng mực có hàm lượng nhựa cao hơn. |
| Tem in ra bị lệch, mất chữ ở rìa | Khai báo sai kích thước lề hoặc thông số hàng cột | Đo lại kích thước tem bằng thước kẻ và chỉnh lại thông số Margin trong mục Page Setup của BarTender. |
| Máy in thường bị kẹt giấy liên tục | In lại tờ decal đã bị bóc dở hoặc lớp keo bị nóng chảy | Dùng tờ decal còn nguyên vẹn 100%; không in liên tục quá nhiều trang decal dày trên máy in văn phòng. |
| Máy in cuộn báo đèn đỏ, in nhảy tem | Máy chưa nhận diện được khe hở giữa các con tem | Vệ sinh lại mắt đọc cảm biến bên trong máy in và thực hiện thao tác nhận diện giấy (Calibration). |
4. So sánh: Nên dùng máy in thường hay máy in mã vạch chuyên dụng?
Bảng so sánh dưới đây giúp bạn cân nhắc phương án in ấn phù hợp với năng lực vận hành của đơn vị mình:
| Tiêu chí so sánh | Máy in thường (Máy in laser văn phòng) | Máy in mã vạch chuyên dụng |
| Khoản chi phí ban đầu | Tiết kiệm, tận dụng máy văn phòng có sẵn | Phải trang bị máy in và ruy-băng mực riêng |
| Dạng vật tư sử dụng | Giấy decal A4 cắt bế nhiều tem | Giấy decal dạng cuộn tròn liên tục |
| Tốc độ và công suất | Thấp, chỉ nên in từ vài tờ đến vài chục tờ/lần | Rất nhanh, đáp ứng in hàng nghìn tem mỗi ngày |
| Độ bền mực khi lưu kho | Mực dễ trầy xước khi cọ xát, phai khi ẩm | Bám mực rất chắc, chịu được kho lạnh, nước |
| Nguy cơ hao mòn máy | Keo decal dễ dính vào sấy làm hỏng trống từ | Thiết kế chuyên dụng nên máy vận hành bền bỉ |
| Độ tiện lợi khi dán nhãn | Phải gỡ từng tem nhỏ trên trang giấy lớn | Bóc tem ra khỏi cuộn rất nhanh, hỗ trợ máy dán |
Lời khuyên: Máy in văn phòng là lựa chọn phù hợp cho các cửa hàng nhỏ, lượng hàng bán ra ít và chỉ cần in tem dán đồ khô trong nhà. Nếu cửa hàng của bạn xuất nhập hàng liên tục, sản phẩm để trong tủ đông hoặc vận chuyển đường xa thì việc đầu tư máy in mã vạch chuyên dụng sẽ mang lại hiệu quả lâu dài và an toàn cho thiết bị.
5. Giải pháp in tem nhãn mã vạch gia công chuyên nghiệp tại In Ấn RiRo
Tự in tem tại chỗ đem lại sự chủ động, nhưng nếu cơ sở của bạn chuẩn bị xuất xưởng số lượng hàng hóa lớn, cần các dòng tem nhãn có khả năng chống thấm nước, bế cuộn sẵn cho dây chuyền dán nhãn tự động hoặc muốn tiết kiệm thời gian vận hành máy móc, giải pháp đặt in gia công sẵn là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Tại khu vực Đồng Tháp, In Ấn RiRo cung cấp dịch vụ in ấn tem nhãn mã vạch, tem phụ sản phẩm và tem bảo hành theo yêu cầu:
- Chất liệu đa dạng: Đầy đủ từ decal giấy thông thường, decal nhựa chống xé rách đến decal xi bạc chịu nhiệt.
- Đường nét sắc sảo: Ứng dụng công nghệ in ấn hiện đại, đảm bảo từng thanh mã vạch và ký tự chữ nhỏ luôn đạt độ tương phản chuẩn xác, quét mã nhạy trên mọi đầu đọc mã vạch.
- Quy cách linh hoạt: Hỗ trợ cắt rời thành từng con tem hoặc quấn thành dạng cuộn tròn tương thích với các dòng máy dán tem tự động.
- Tư vấn chu đáo: Hỗ trợ kiểm tra file thiết kế, căn chỉnh nội dung tem phụ đúng quy chuẩn trước khi đưa vào sản xuất.
Nếu bạn cần hỗ trợ kiểm tra file in mẫu hoặc cần tư vấn thêm về các giải pháp tem nhãn phù hợp cho sản phẩm của mình, bạn có thể tham khảo thêm tại:
Địa chỉ:
- 61 Phạm Thanh, phường Đạo Thạnh, tỉnh Đồng Tháp
- 111 Phạm Thanh, phường Đạo Thạnh, tỉnh Đồng Tháp
- 922D Trần Hưng Đạo, phường Đạo Thạnh, tỉnh Đồng Tháp
Liên Hệ: 0812 343 639 – 082 9740 168 – 0334 642 639
Website: https://inanriro.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/riandro
In Ấn RIRO là đơn vị cung cấp các giải pháp thiết kế và in ấn chất lượng cao, với thế mạnh chuyên sâu về in tem nhãn decal.
Với hệ thống công nghệ in kỹ thuật số và offset hiện đại, chúng tôi mang đến hệ sinh thái dịch vụ đa dạng nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng cá nhân và doanh nghiệp, bao gồm:
- Tem nhãn & Bao bì: Decal, bao bì, túi giấy.
- Ấn phẩm Marketing & Sự kiện: Brochure, catalogue, thiệp, BIB, menu.
- Ấn phẩm Văn phòng & CSKH: Danh thiếp, lịch, sổ tay, phiếu bảo hành, thẻ nhựa.
Đặc biệt, In Ấn RIRO cung cấp dịch vụ thiết kế theo yêu cầu và in nhanh lấy gấp, đảm bảo mang lại sự thuận tiện, tốc độ xử lý vượt trội và tính cá nhân hóa cao nhất cho từng sản phẩm.
